三個提升工作效率的簡單方法

本文將為大家分享三個和工作效率有關的實用建議,讓大家可以提升工作效率
laptop on brown wooden table

工作效率一直都是我生活中的一個重要課題。每當看到「提升工作效率建議」的書籍以及文章,我都會忍不住打開以及閱讀。不同作者提出的方法都很有效。但是,適合他們的方法卻未必適合我。

今天,我想為大家分享《簡簡單單告別推拖拉:50個維持高效表現、輕鬆達標,工作變有趣的一流時間力!》這本書的一些心得,看看本書所提及的高效工作法是否適合你。希望可以幫到大家。

把時間分成90分鐘

作者在書中提議,把時間切割成90分鐘的單位,讓自己在每一個90分鐘內維持著高度專注以及效率。其具體做法就是:

  1. 把一天的整體時間分割成不同的90分鐘(如你一天工作8小時,連同休息,你將會擁有大約5個90分鐘)
  2. 把工作任務按需要放到不同的90分鐘內
  3. 在每一個90分鐘之間留下10分鐘時間休息

這個方法的好處就是:我們可以有一段足夠長的專注時間(90分鐘),讓自己能進入深度工作模式,專注地處理任務。其次,我們可以按重要性以及個人狀態,把時間好好利用。

舉例來說,每個星期5,我都會安排下午前的時間,分配90分鐘時間,進行Youtube影片加工。因為在這段時間裡,我的精神狀態以及創作力都處於活躍水平。

在首個90分鐘內,進行和創造力有關的工作,可以幫助我獲得最高的效率,想到最多的點子。

預先計劃你的每一天

把時間進行切割的好處就是:它可以幫助你預先計劃每一天的工作以及行程。假設你每天有5個90分鐘工作,在開始工作前,你需要思考,每一個90分鐘做什麼好以及怎樣安排你的工作。

舉例來說,你發現下午後的第一個90分鐘,同事通常都會閒聊以及不專心,很喜歡滋擾其他人。在這段時間內,你便不應該進行一些「需要高度專注力的工作」,因為其他人很容易會對你產生干擾,中斷你的工作。

另外一個預先安排時間的好處就是,你會因為限時而獲得更高的專注力以及執行力。以我為例,我安排了90分鐘進行今天的文章寫作任務。由於我只有90分鐘,在限時完結前無法完成,寫作便只好安排到下一個工作天。

在這個只有90分鐘的死線逼近前,我需要盡快完成任務。這樣可以幫助我關注最重要的事情。比起缺少死線,我會花更多時間在寫作工作上,務求自己能在限時內寫好文章。

因此,把時間進行分割並預先計劃,既可以幫助你把時間花在最重要、有效的地方,又可以增強你的工作效率,絕對是一個重要的好習慣。

列出你的「Not To Do List」不必做清單

必做清單很重要,但不必做清單更重要。

做計劃、列時間表、進行管理,每次按部就班,不讓任何事情遺漏。大多數人認為要是能「控制」我們的生活就太好啦。但事實是,我們控制不了生活,生活是由原則控制的。我們可以控制自己的選擇,但卻不能控制這些選擇的結果。《要事第一》

大家有聽過工作的四個象限?它們分別是:

對於重要緊急以及不重要非緊急的事情,我們很容易便能分清楚。例如:明天前提交工作報告、立刻回覆重要顧客的查詢均屬於重要而緊急的事情。相反,接聽廣告來電、思考今天的午餐吃什麼則屬於不重要的任務。

我們的時間經常都會被那些緊急但不重要的事情所奪去。舉例來說,我客人有一個網站出現了一個小的錯誤(錯別字)。由於他發現了,所以立刻在Whatsapp上聯絡我要求我修正。對於他來說,這是一件緊急但重要的事情。但是,這個錯誤對於我來看卻是緊急但不重要的事情。這些錯誤應該被整合起來,再安排一段時間來處理,這樣才是正確做法。

但是,對方的訊息,令我感到壓力。因此,我要花時間從手上的工作轉移到對方的工作上。令到我無法專注原本的工作。

這是職場的常見例子。當你正在處理一件重要的事情,突然有一些人把一些緊急但不重要的事情搬到你面前,打斷你的工作。

作者在書中提出了「不必做清單」,目的就是把一些阻礙你的雜音移除,讓你能把注意力放在重要的地方。

不必做清單的使用技巧:

  1. 在你計劃一天要做什麼時,同時建立一個不必做清單
  2. 把清單分為兩列,其中一列是:任務名稱,另一列則是:不必做的理由
  3. 在計劃時,花50%時間思考要做什麼,另外50%則用作思考不做什麼

例如,我今天的不必做清單的其中一項是:

增加網站的速度;不必做的理由:因為網站人流不多,花時間增加內容才是優先工作。

就這樣,我把自己的時間花在最重要的地方上,確保自己可以在今天的90分鐘任務中獲得最佳的工作效率。

因此,計劃每一天時,除了思考要做些什麼,也要思考不做什麼。回到剛剛的例子,我把客人「要求修改網站」放到不必做清單上,確保自己把時間花在重要的地方上。


在閱讀這篇文章後,你會採用哪一個方法呢?你會如何分配你的90分鐘?

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